Excel ermöglicht es einem, unter Verwendung der Datenüberprüfung eine DropDown-Liste zu erzeugen. Dies soll zur Erleichterung der Dateneingabe und zum Beschränken der Einträge auf vorher festgelegte Elemente dienen. Anwendungsbeispiele gibt es für die Funktion zahlreiche. So kann man beispielsweise die Adresszeilen einer Rechnung mit dem Datentool ausstatten und so einfach per Klick den Empfänger ändern.