E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung – Sicherheit geht vor

 

Zusammen und doch getrennt


Die Vorteile einer Backup-Lösung haben die meisten Unternehmen erkannt und diese ist aus einem geregelten Unternehmensalltag mittlerweile auch nicht mehr wegzudenken. Auch die Belegschaft fühlt sich mit einem funktionierenden Backup sicherer und kann somit sich entspannt auf das Tagesgeschäft konzentrieren. Fälschlicherweise wird ein E-Mail-Backup oft mit einer professionellen E-Mail-Archivierung verglichen. Um hier keinen falschen Gedankengang entstehen zu lassen, sollte ein Unternehmen sich bewusst sein, das E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung verschiedene Aufgaben erfüllen und sich dabei gegenseitig ergänzen.

 

Wie definiert sich ein E-Mail-Backup?

Im Falle eines Datenverlustes kann ein Backup die verlorenen Daten wiederherstellen. In Unternehmen kann ein Datenverlust viele Auslöser haben – die häufigsten Gefahrenquellen sind u.a. menschliches Versagen, Hardwaredefekte oder auch die Verschlüsselung von Datensätzen. Besonders die Verschlüsselung von Daten wird in Unternehmen häufig durch sogenannte Kryptotrojaner verursacht, die derzeit sehr aggressiv von Hackern genutzt werden. Ein E-Mail-Backup kann im günstigsten Fall die Daten wiederherstellen. Aus diesem Grund ist die Wartung und Überwachung dieser Systeme für Unternehmen eine Art Lebensversicherung.

Grundsätzlich sollte sich jeder Mitarbeiter fragen, wie man Outlook backuped, da ein interner Datenverlust schwere Folgen für das Tagesgeschäft mit sich bringen kann. Nach einem Datenverlust muss ein Unternehmen in kürzester Zeit wieder einsatzbereit sein. Der Fokus eines Backups liegt also in einer kurzfristigen Schadensbegrenzung und sorgt für einen schnellen Arbeitsübergang zum gewohnten Kerngeschäft. Die meisten Unternehmen werden ein Backup aber nur für einen begrenzten Zeitraum ermöglichen, welcher selten über einem Jahr liegt. Gleichzeitig können Daten verändert und manipuliert werden, welches eine Datenintegrität ausschließt.


Die revisionssichere E-Mail-Archivierung


Im Gegensatz zum klassischen Backup ist die E-Mail-Archivierung für den langfristigen und besonders für den revisionssicheren Einsatz gedacht. Vergleichbar mit den gängigen Vorschriften einer Buchhaltungsführung muss eine E-Mail-Konversation, die steuerlich relevante Daten beinhaltet, gleichsam 10 Jahre aufbewahrt werden. Besonders wichtig für den steuerlichen Aspekt ist hierbei der Ausschluss von Manipulationen, welche die Integrität der Datensätze gewährleistet. Dies bietet ein E-Mail-Backup nicht an und ist deswegen nicht revisionssicher.

Eine E-Mail-Archivierung deckt nicht nur rechtliche Grundsätze ab, sondern verschafft auch dem E-Mail-Server Entlastung. Der Server kann nicht unendlich viele E-Mail-Datensätze aufnehmen und oft werden auch die Mailpostfächer der Mitarbeiter aus diesem Grund beschränkt. Besonders bei einer Wiederherstellung der Daten kommt es teilweise auf jede Minute an und für große Datenmengen fehlt in Unternehmen hier die Zeit, da sonst das Tagesgeschäft empfindlich gestört werden kann. Auch die Verwaltung der eigenen E-Mails wird für die Belegschaft vereinfacht und das mühsame Organisieren und Strukturieren der Mails entfällt. Der Mitarbeiter muss im Regelfall keinen IT-Administrator hinzuziehen, um Mails zu suchen und wiederherzustellen. Dieser problemlose Umgang mit den archivierten Daten spart einem Unternehmen Zeit und Geld und löst das Problem einer rechtssicheren Nutzung und Verwaltung der relevanten E-Mails. Durch die Langzeitarchivierung, welche in den meisten Fällen zwischen zehn bis dreißig Jahren liegt, sind steuerliche Aspekte abgedeckt und Mitarbeiter können auf „altes Wissen“ zurückgreifen. Ein weiterer Aspekt ist, dass viele Unternehmen und Partner auch auf eine vertragliche E-Mail-Archivierung bestehen. Ein kurzfristiges Backup würde in diesem Kontext auch nicht ausreichen.

 

Ein Fazit:

Sowohl E-Mail-Archivierung, als auch ein E-Mail-Backup sollten in jedem Unternehmen zum Standard gehören. Beide Systeme unterstützen sich optimal und bieten der Belegschaft und dem Unternehmer eine optimale Sicherheit.

 

Bild von Ronald Carreño auf Pixabay

(mh) 07.09.2021