Copia de seguridad y archivo de correo electrónico: la seguridad es lo primero

 

Juntos y separados


La mayoría de las empresas han reconocido las ventajas de una solución de copia de seguridad y esta se ha convertido en una parte integral de la actividad empresarial diaria habitual. La fuerza laboral también se siente más segura con una copia de seguridad en funcionamiento y, por lo tanto, puede relajarse y concentrarse en los negocios del día a día. Una copia de seguridad de correo electrónico a menudo se compara erróneamente con el archivo de correo electrónico profesional. Para no dejar que surja un hilo de pensamiento equivocado, una empresa debe ser consciente de que la copia de seguridad del correo electrónico y el archivo del correo electrónico realizan diferentes tareas y se complementan en el proceso.

 

¿Cómo se define una copia de seguridad de correo electrónico?

En caso de pérdida de datos, una copia de seguridad puede restaurar los datos perdidos. En una empresa, la pérdida de datos puede tener muchos desencadenantes: las fuentes de peligro más comunes incluyen errores humanos, defectos de hardware o el cifrado de conjuntos de datos. En particular, el cifrado de datos en las empresas suele estar provocado por los denominados troyanos criptográficos, que actualmente son muy agresivo por los piratas informáticos ser usado. En el mejor de los casos, una copia de seguridad de correo electrónico puede restaurar los datos. Por ello, el mantenimiento y seguimiento de estos sistemas es una forma de seguro de vida para las empresas.

Básicamente, todo empleado debería preguntarse cómo respaldar Outlook, ya que la pérdida de datos internos puede tener graves consecuencias para la actividad empresarial diaria. Después de una pérdida de datos, una empresa debe volver a estar en funcionamiento en el menor tiempo posible. Por lo tanto, el enfoque de una copia de seguridad está en la limitación de daños a corto plazo y garantiza una transición rápida al negocio principal habitual. La mayoría de las empresas solo permiten una copia de seguridad durante un período de tiempo limitado, que rara vez supera un año. Al mismo tiempo, los datos se pueden modificar y manipular, lo que descarta la integridad de los datos.


Archivado de correo electrónico a prueba de auditorías


A diferencia de las copias de seguridad clásicas, el archivo de correo electrónico está diseñado para un uso a largo plazo y, especialmente, a prueba de auditorías. Comparable a los comunes Reglas contables una conversación por correo electrónico que contenga datos relevantes para los impuestos debe conservarse durante 10 años. La exclusión de manipulaciones, que garantiza la integridad de los registros de datos, es particularmente importante para el aspecto fiscal. Una copia de seguridad de correo electrónico no ofrece esto y, por lo tanto, no es a prueba de auditorías.

El archivo de correo electrónico no solo cubre los principios legales, sino que también establece que Alivio del servidor de correo electrónico. El servidor no puede contener un número infinito de registros de datos de correo electrónico y los buzones de correo de los empleados a menudo están restringidos por este motivo. Particularmente cuando se restauran los datos, cada minuto cuenta y las empresas no tienen tiempo para grandes cantidades de datos, ya que de lo contrario el negocio diario puede verse gravemente interrumpido. La gestión de sus propios correos electrónicos también se simplifica para la fuerza laboral y la tediosa organización y estructuración de los correos electrónicos ya no es necesaria. Como regla general, el empleado no tiene que Consulte al administrador de TIpara buscar y restaurar correo. Este manejo sin problemas de los datos archivados ahorra tiempo y dinero a la empresa y resuelve el problema del uso y la gestión conforme a la ley de los correos electrónicos relevantes. Debido al archivo a largo plazo, que en la mayoría de los casos es de entre diez y treinta años, los aspectos fiscales están cubiertos y los empleados pueden recurrir a "conocimientos antiguos". Otro aspecto es que muchas empresas y socios también insisten en el archivo de correo electrónico por contrato. Una copia de seguridad a corto plazo tampoco sería suficiente en este contexto.

 

Una conclusion:

El archivo de correo electrónico y la copia de seguridad del correo electrónico deberían ser estándar en todas las empresas. Ambos sistemas se apoyan mutuamente de manera óptima y ofrecen a la fuerza de trabajo y a la empresa una seguridad óptima.

 

Imagen de Ronald Carreño auf Pixabay

(mh) 07.09.2021/XNUMX/XNUMX