Sauvegarde et archivage des e-mails - la sécurité avant tout

 

Ensemble et pourtant séparés


La plupart des entreprises ont reconnu les avantages d'une solution de sauvegarde et celle-ci fait désormais partie intégrante des activités quotidiennes de l'entreprise. La main-d'œuvre se sent également plus en sécurité avec une sauvegarde fonctionnelle et peut donc se détendre et se concentrer sur les activités quotidiennes. Une sauvegarde des e-mails est souvent comparée à tort à un archivage professionnel des e-mails. Afin d'éviter les fausses idées, une entreprise doit être consciente que la sauvegarde et l'archivage des e-mails effectuent des tâches différentes et se complètent.

 

Comment est définie une sauvegarde d'e-mails ?

En cas de perte de données, une sauvegarde peut restaurer les données perdues. Dans une entreprise, la perte de données peut avoir de nombreux déclencheurs - les sources de danger les plus courantes incluent l'erreur humaine, les défauts matériels ou le cryptage des ensembles de données. En particulier, le cryptage des données dans les entreprises est souvent causé par des chevaux de Troie dits crypto, qui sont actuellement très agressif par les pirates être utilisé. Dans le meilleur des cas, une sauvegarde de courrier électronique peut restaurer les données. De ce fait, la maintenance et le suivi de ces systèmes constituent une forme d'assurance-vie pour les entreprises.

Fondamentalement, chaque employé devrait se demander comment sauvegarder Outlook, car la perte de données internes peut avoir de graves conséquences pour les activités quotidiennes. Après une perte de données, une entreprise doit être à nouveau opérationnelle dans les plus brefs délais. L'objectif d'une sauvegarde est donc de limiter les dommages à court terme et d'assurer une transition rapide vers le cœur de métier habituel. La plupart des entreprises n'autorisent une sauvegarde que pour une période limitée, qui dépasse rarement un an. Dans le même temps, les données peuvent être modifiées et manipulées, ce qui exclut l'intégrité des données.


Archivage des e-mails à l'épreuve des audits


Contrairement aux sauvegardes classiques, l'archivage des e-mails est destiné à une utilisation à long terme et surtout à l'épreuve des audits. Comparable aux communes Règles comptables une conversation par e-mail contenant des données fiscales doit être conservée pendant 10 ans. L'exclusion des manipulations, qui garantit l'intégrité des enregistrements de données, est particulièrement importante pour l'aspect fiscal. Une sauvegarde de courrier électronique n'offre pas cela et n'est donc pas à l'épreuve des audits.

L'archivage des e-mails couvre non seulement les principes juridiques, mais prévoit également que Soulagement du serveur de messagerie. Le serveur ne peut pas contenir un nombre infini d'enregistrements de données de courrier électronique et les boîtes aux lettres des employés sont souvent restreintes pour cette raison. En particulier lors de la restauration de données, chaque minute compte et les entreprises manquent de temps pour de grandes quantités de données, car sinon les activités quotidiennes peuvent être gravement perturbées. La gestion de leurs propres e-mails est également simplifiée pour le personnel et l'organisation et la structuration fastidieuses des e-mails ne sont plus nécessaires. En règle générale, l'employé n'a pas à Consulter l'administrateur informatiquepour rechercher et restaurer le courrier. Ce traitement sans problème des données archivées permet à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent et résout le problème de l'utilisation et de la gestion conformes à la loi des e-mails concernés. L'archivage à long terme, qui se situe dans la plupart des cas entre dix à trente ans, couvre les aspects fiscaux et les salariés peuvent se rabattre sur des « connaissances anciennes ». Un autre aspect est que de nombreuses entreprises et partenaires insistent également sur l'archivage contractuel des e-mails. Une sauvegarde à court terme ne serait pas non plus suffisante dans ce contexte.

 

Une conclusion:

L'archivage des e-mails ainsi que la sauvegarde des e-mails doivent être la norme dans chaque entreprise. Les deux systèmes se soutiennent mutuellement de manière optimale et offrent une sécurité optimale au personnel et à l'entreprise.

 

Image de Ronald Carreno sur Pixabay

(mh) 07.09.2021/XNUMX/XNUMX