Backup e archiviazione della posta elettronica: la sicurezza prima di tutto

 

Insieme eppure separati


La maggior parte delle aziende ha riconosciuto i vantaggi di una soluzione di backup e questa è diventata parte integrante delle normali attività aziendali quotidiane. La forza lavoro si sente anche più sicura con un backup funzionante e può quindi rilassarsi e concentrarsi sulle attività quotidiane. Un backup della posta elettronica viene spesso erroneamente paragonato all'archiviazione professionale della posta elettronica. Per non lasciare che in questo caso sorgano pensieri sbagliati, un'azienda dovrebbe essere consapevole che il backup e l'archiviazione della posta elettronica svolgono attività diverse e si completano a vicenda nel processo.

 

Come viene definito un backup della posta elettronica?

In caso di perdita di dati, un backup può ripristinare i dati persi. In un'azienda, la perdita di dati può avere molti fattori scatenanti: le fonti di pericolo più comuni includono errori umani, difetti hardware o crittografia dei set di dati. In particolare, la crittografia dei dati nelle aziende è spesso causata dai cosiddetti crypto trojan, che attualmente sono molto aggressivo dagli hacker essere usato. Nella migliore delle ipotesi, un backup della posta elettronica può ripristinare i dati. Per questo motivo, la manutenzione e il monitoraggio di questi sistemi è una forma di assicurazione sulla vita per le aziende.

Fondamentalmente, ogni dipendente dovrebbe chiedersi come eseguire il backup di Outlook, poiché la perdita di dati interni può avere gravi conseguenze per le attività quotidiane. Dopo una perdita di dati, un'azienda deve essere nuovamente operativa nel più breve tempo possibile. L'obiettivo di un backup è quindi la limitazione dei danni a breve termine e garantisce una rapida transizione al consueto core business. La maggior parte delle aziende consente un backup solo per un periodo di tempo limitato, che raramente supera l'anno. Allo stesso tempo, i dati possono essere modificati e manipolati, il che esclude l'integrità dei dati.


Archiviazione e-mail a prova di audit


A differenza dei backup classici, l'archiviazione della posta elettronica è destinata a un uso a lungo termine e soprattutto a prova di audit. Paragonabili a quelli comuni Regole contabili una conversazione e-mail contenente dati rilevanti ai fini fiscali deve essere conservata per 10 anni. L'esclusione di manipolazioni, che garantisce l'integrità dei record di dati, è particolarmente importante per l'aspetto fiscale. Un backup della posta elettronica non offre questo e quindi non è a prova di verifica.

L'archiviazione della posta elettronica non copre solo i principi legali, ma prevede anche che Sollievo dal server di posta elettronica. Il server non può contenere un numero infinito di record di dati di posta elettronica e le caselle di posta dei dipendenti sono spesso limitate per questo motivo. In particolare, quando si ripristinano i dati, ogni minuto conta e le aziende non hanno il tempo per grandi quantità di dati, altrimenti l'attività quotidiana può essere gravemente interrotta. Anche la gestione delle proprie e-mail è semplificata per la forza lavoro e la noiosa organizzazione e strutturazione delle e-mail non è più necessaria. Di norma, il dipendente non deve Consultare l'amministratore ITper trovare e ripristinare la posta. Questa gestione senza problemi dei dati archiviati consente all'azienda di risparmiare tempo e denaro e risolve il problema dell'uso e della gestione legalmente conformi delle relative e-mail. L'archiviazione a lungo termine, che nella maggior parte dei casi va dai dieci ai trent'anni, copre aspetti fiscali ei dipendenti possono ricorrere a "vecchie conoscenze". Un altro aspetto è che molte aziende e partner insistono anche sull'archiviazione contrattuale delle email. Anche un backup a breve termine non sarebbe sufficiente in questo contesto.

 

Una conclusione:

L'archiviazione della posta elettronica e il backup della posta elettronica dovrebbero essere standard in ogni azienda. Entrambi i sistemi si supportano a vicenda in modo ottimale e offrono al personale e all'azienda una sicurezza ottimale.

 

Immagine di Ronald Carreno auf Pixabay

(me) 07.09.2021/XNUMX/XNUMX