Резервное копирование и архивирование электронной почты - безопасность прежде всего

 

Вместе и в то же время разлучены


Большинство компаний осознали преимущества решения для резервного копирования, и оно стало неотъемлемой частью повседневной корпоративной деятельности. Персонал также чувствует себя в большей безопасности с работающим резервным копированием и поэтому может расслабиться и сосредоточиться на повседневных делах. Резервное копирование электронной почты часто ошибочно сравнивают с профессиональным архивированием электронной почты. Чтобы избежать неправильного мышления, компания должна знать, что резервное копирование и архивирование электронной почты выполняют разные задачи и дополняют друг друга.

 

Как определяется резервная копия электронной почты?

В случае потери данных резервная копия может восстановить потерянные данные. В компании потеря данных может иметь множество триггеров - наиболее распространенные источники опасности включают человеческий фактор, дефекты оборудования или шифрование наборов данных. В частности, шифрование данных в компаниях часто вызывается так называемыми крипто-троянами, которые в настоящее время очень распространены. агрессивный со стороны хакеров использоваться. В лучшем случае резервная копия электронной почты может восстановить данные. По этой причине обслуживание и мониторинг этих систем является формой страхования жизни для компаний.

По сути, каждый сотрудник должен спросить себя как сделать резервную копию Outlook, поскольку внутренняя потеря данных может иметь серьезные последствия для повседневной работы. После потери данных компании необходимо возобновить работу в кратчайшие сроки. Таким образом, основное внимание при резервном копировании уделяется краткосрочному ограничению ущерба и обеспечению быстрого перехода к обычному основному бизнесу. Большинство компаний разрешают резервное копирование только на ограниченный период времени, который редко превышает год. В то же время данные можно изменять и манипулировать ими, что исключает целостность данных.


Архивирование электронной почты, защищенное от аудита


В отличие от классических резервных копий, архивирование электронной почты предназначено для долгосрочного использования и особенно для использования без аудита. Сравним с обычными Правила бухгалтерского учета электронная переписка, содержащая релевантные для налогообложения данные, должна храниться в течение 10 лет. Исключение манипуляций, гарантирующее целостность записей данных, особенно важно для налогового аспекта. Резервная копия электронной почты не предлагает этого и, следовательно, не подлежит аудиту.

Архивирование электронной почты не только охватывает правовые принципы, но и обеспечивает Облегчение почтового сервера. Сервер не может хранить бесконечное количество записей данных электронной почты, и почтовые ящики сотрудников часто ограничены по этой причине. В частности, при восстановлении данных на счету каждая минута, и компаниям не хватает времени для обработки больших объемов данных, поскольку в противном случае повседневная работа может быть серьезно нарушена. Управление собственной электронной почтой также упрощается для сотрудников, и утомительная организация и структурирование электронной почты больше не требуется. Как правило, сотруднику не требуется Проконсультируйтесь с ИТ-администраторомнайти и восстановить почту. Эта беспроблемная обработка архивных данных экономит время и деньги компании и решает проблему использования и управления соответствующими электронными сообщениями в соответствии с законодательством. Долгосрочное архивирование, которое в большинстве случаев составляет от десяти до тридцати лет, охватывает налоговые аспекты, и сотрудники могут прибегать к «старым знаниям». Другой аспект заключается в том, что многие компании и партнеры также настаивают на договорном архивировании электронной почты. Кратковременного резервного копирования в этом контексте также будет недостаточно.

 

Заключение:

Архивирование электронной почты, а также резервное копирование электронной почты должны быть стандартом в каждой компании. Обе системы оптимально поддерживают друг друга и предлагают сотрудникам и компании оптимальную безопасность.

 

Изображение Рональд Карреньо на Pixabay

(мч) 07.09.2021