Office 2010: Zugriff auf nicht gespeicherte Dateien

office2010_119Beim Schließen einer Datei gibt es unter Word-, Excel- und Powerpont 2010 zwei interessante neue Meldungen zu sehen. Diese beziehen sich auf eine neue Funktion, die das Beibehalten der letzten automatisch wiederhergestellten Dateien gewährleistet. Somit soll in Zukunft das versehentliche Verneinen einer Speicherabfrage nicht mehr zum Problem werden.

Folgende beiden Fenster sind unter Office 2010 beim Schließen eines Dokumentes zu sehen:

2_Meldung_alt

Diese Meldung unterscheidet sich von der 2007-Version nur dadurch, dass die Schaltflächen Ja und Nein durch Speichern und Nicht Speichern ersetzt worden sind.

1_Meldung_neu

Hier hingegen wird sogar noch ein Hinweis gegeben, der besagt, dass ein Entwurf dieser Datei vorübergehend verfügbar sei.

Um genau zu wissen, wann und warum welche dieser Meldungen auftaucht, müssen zunächst die Einstellungen bezüglich des Speicherns geklärt werden. Dafür öffnet man über Datei > Optionen > Speichern die Speichermethode für Dokumente.

3_Optionen

Der obere Haken ist bereits bekannt, und gibt den Zeitintervall vor, in dem automatisch Informationen zum Wiederherstellen gespeichert werden. Um diese Option optimal auf die neue Funktion abzustimmen, empfiehlt es sich die Zeit auf fünf Minuten herab zu setzen.

Beim zweiten Haken handelt es sich um die Neuerung, die dafür sorgt das nicht gespeicherte Dateien für vier volle Tage in der Versionenverwaltung abgelegt werden. Dieses passiert aber nur, wenn das Dokument mindestens die Zeit bis zum ersten automatischen Speichervorgang, in diesem Fall fünf Minuten, geöffnet ist. Erkennbar ist dies über die neue Meldung beim Schließen.

Öffnen lassen sich diese sogenannten Entwurfsversionen über Datei > Information > Versionen verwalten.

4_Wiederherstellen

Hinter der Schaltfläche Entwurfsversionen wiederherstellen befinden sich die nicht gespeicherten Dateien. Sollten durch die verkürzten Zeitintervalle zu viele nicht benötigte Versionen entstehen, können diese auch gelöscht werden.

5_Oeffnen

Hat man einer dieser Dateien geöffnet, erhält man die Meldung, dass die Entwurfsversion in einer bestimmten Zeit gelöscht wird. Möchte man diese Datei weiter nutzen, sollte man sie sofort speichern.

 

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